關於職場授權,主管要會的兩件事

陸續有朋友問了我兩個與授權相關的問題。

第一個朋友問我:「我交辦事情給部屬,希望他能獨立做好這件事,但他有時無法達到我的要求,有時都覺得自己做比較快,老師有什麼建議嗎?」

我建議他,首先問自己:「我把事情交辦的夠清楚嗎?我如何確認部屬是真的理解了?」

交辦是一門學問,如果你還不確定部屬的能力前,盡可能的把事情講清楚,並在交辦後請他覆述一次他理解的內容,以及要交出來的產出會是什麼,接著要設定幾個查核點,確認他的方向沒問題,進度在 track 上,真的能準時交出來。

重複一次,交辦的三件事:

1.清楚的交辦細節

2.確認對方真的理解

3.設定查核點,確認進展順利

主管自己得先做好上述幾件事,如果對方交出來的東西跟你交辦的內容高度一致,那意味默契已經逐漸建立,他能抓到你要表達的,你也能說出他聽的懂的話,後續交辦過程就會愈來愈輕鬆,有可能再也不用講到非常具體,也不需設定多個查核點了。

但在前期,這些功夫你得花,而且對每個人的作法可能都不同。


第二個朋友問我:「我確實成功的授權給部屬,所以我老闆都能跟我部屬直接對話,但這樣一來,我的角色似乎變得可有可無了,這樣對嗎?」

首先我恭喜他,因為他已經跨過第一道坎,進入第二階段了,當他成功的授權本來就會發生類似的狀況,因為這才是組織最高效的運作模式 - 去中間化,當他能做到這樣,他再也不用去扮演組織中的傳聲筒與翻譯官,他能在其他地方好好的創造價值。

不過回到這位朋友的問題,我覺得關鍵點在於「難道除了傳聲筒與翻譯官外,我們無法扮演更有價值的角色嗎?」

我們應該想想,我能在這過程中扮演什麼樣的角色,例如協調資源協助這位同仁把老闆交代的工作做的更好,或者協助釐清老闆的真實需求,甚至在過程中提出只有你這個位置,或者你個人專業知識下才能提出的洞見。

過去我說過,當上主管的那天,就要培養取代自己的人,而當你有這樣的意識在,你會不斷的去提升自己,找出自己的新價值,在人生道路上不斷成長。

從前有人告訴我,老師傅們總會藏一兩招,避免徒弟學全,我當時告訴他:「在過去或許有用,但在這個時代藏招已經愈來愈沒效了。」,因為擔心沒價值或被取代,所以選擇了一個相對苟且的作法,短期看似得益,長期來說你正在喪失競爭力。


學會授權是不容易的事,做好授權後,接下來面對的是個人價值的升級,這又是一件難事,但若能突破,你的職涯肯定會走的愈來愈順。

兩個關於交辦與授權的問題,跟大家分享。

本文作者:游舒帆

責任編輯:POWER FOR POINT 編輯部