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簡報前必備的9項檢查清單

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參加一場重要的簡報,投影畫面兩側明顯被裁切,設備大哥眼皮沒抬一下,悠悠吐了句「我們家設備不吃蘋果 MAC」就轉身離開,還好同事早有預備,接上另一台備用電腦,畫面正常,順利開始。​


就算不是事實,「不吃蘋果 MAC」儼然是懶得調校投影設備的完美藉口,當然我可以理直氣壯地為蘋果喊冤,但在出門提案的當下,讓自己從容簡報是更合理的選擇。踩坑經驗多了,自然生成一份「出門簡報前必備的九項檢查清單」,在這份清單中前四個是硬體的準備,第五到第七則是軟體方面,最後兩個則是溝通對象的準備,希望這份檢查清單能夠幫助你避免因準備不足而慘遭滑鐵盧。

在出門提案的當下,讓自己從容簡報是更合理的選擇,希望「出門簡報前必備的九項檢查清單」能夠幫助你避免因準備不足而慘遭滑鐵盧

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簡報檢查清單1. 轉接頭 (HDMI 與 VGA)

如果使用自己的電腦,務必準備自己的轉接頭,通常現場不是沒有,就是接上電腦後不管用。請準備 HDMI 和 VGA 兩種規格轉接頭,如此一來至少能適用九成以上的環境。另一種狀況是無線投影,經驗除非十分有把握能正常操作,否則還是盡量跟對方溝通使用有線的方式,會穩定許多,遇到狀況時也較容易排除。​

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簡報檢查清單2. 備用筆電 (Windows 為佳)​

偶而會遇到現場設備與筆電不合拍 (通常越重要的簡報越容易發生,真的很神奇),帶一台備用筆電總是比較安心。備用筆電最好是 Windows 系統,可以大幅度減少對方說不吃蘋果的機率,不要忘記事先把簡報檔案存入並每頁切換過一次,若發現字體、圖片跑版,還可以事先調整。​

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簡報檢查清單3. 電源線​

很基本,但我還真吃了幾次沒帶電源線的虧,邊簡報邊擔心下滑的電量,整場提案提心吊膽,很不是滋味。再分享一個自己踩過,說來可笑的地雷,某次將電源接上現場的延長線後,沒發現延長線的開關沒開,簡報結束發現電量只剩下 1%,想來真是頭皮發麻。​

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簡報檢查清單4. 簡報筆​

事先檢查簡報筆的電量,無論是充電還是換電池,重要簡報時帶著滿電的簡報筆還是比較好的。​有了簡報筆,可以釋放你的雙手,讓你的舉手投足更添自信。

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簡報檢查清單5. 簡報檔案 (PDF 與 PPT)

如果連備用筆電都接不了,就得把檔案傳到現場的主機。一般狀況下,PDF 是最安全的選項,大多數電腦都能開啟,接上簡報筆可以切換頁面,也不太會跑版(有些 PDF 閱讀器還是會跑版,請逐頁檢查)。​

我習慣會再準備一份將簡報轉成圖檔再逐頁貼回 PPT 的檔案,具備 PDF不跑版的特性,又能在大多數的電腦 (包含蘋果 MAC) 開啟。​

上述做法會犧牲簡報動畫,但商務場合中用到動畫的機會真的不多,除非有必要,少用動畫反而更省心。​

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簡報檢查清單6. 簡報軟體

承上,一定要測試現場主機使用什麼軟體來開啟簡報以及軟體的版本。以 PowerPoint 來說,最常踩的雷是版本太舊無法開啟 .pptx 檔,必須轉存成 97-2003 版的 .ppt 檔,這樣的檔案百分之百會跑版,屢試不爽。有時甚至會遇到連簡報軟體或 PDF 瀏覽器都沒有的主機,唯一解是用瀏覽器來開啟 PDF 檔,但換頁時就比較麻煩。

小心駛得萬年船,如果真的只能用這樣的電腦,是先準備好對應的檔案與測試,至少讓自己在簡報時有心理準備,不至於亂了手腳。

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簡報檢查清單7. 簡報筆的驅動程式

大部分的簡報筆都是走 USB 隨插即用,但某些複雜功能的款式 (像是羅技的 Spotlight ) 需要安裝專屬驅動程式才能使用,檢查簡報筆電量時一起測試,確認每個功能都能正常使用,再謹慎一點,將驅動程式預先存在隨身碟裡,或是帶一隻可以隨插即用的簡報筆吧。

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簡報檢查清單8. 出席者名單

看似與內容無關,但出席者名單確實會影響提案的策略。聽眾在意什麼?想解決什麼問題?當中誰是決策者?或是足以左右結果的關鍵人物?一個寶貴經驗:「不要想滿足所有聽眾」,盡可能事前掌握名單,找出最關鍵的聽眾,以設計簡報內容與分配比重。

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簡報檢查清單9. 簡報者的心態​

最基本也最重要的是簡報者的心態,認真準備,一開口就進入狀況。​

「我其實沒有準備」、「我簡單講一下就好」、「因為時間的關係」等話語,都會暴露講者對這場簡報的用心程度,造成聽眾負面感受。想像在和大老闆報告時,說出「我其實都沒有準備」的人會有什麼下場?再者,簡報現場最常遇到的狀況就是「時間不夠請你講快一點」,甚至對方要求直接口頭報告,在不打開投影片的狀況下,倚賴的就是對內容的熟悉,以及臨危不亂的心態了。

檢查清單最基本也最重要的是簡報者的心態,認真準備,一開口就進入狀況


以上就是寶渥為您準備的簡報前必備的9項檢查清單,希望能幫助您在出門簡報前做好萬全的準備,推薦您延伸閱讀關於本站的溝通策略相關文章,歡迎您與寶渥聯絡洽詢簡報教育訓練或簡報設計業務,我們將盡快與您聯絡,謝謝。



本文作者:寶渥副總經理、資深講師 黃孟堯