向上管理 : 不被罵的會議

我曾經和一位個性又直又急的主管共事,在會議上,哪位部門經理的週簡報出了問題,他可是從來不客氣,會直接點出 ; 那陣子有位特別黑的經理,在會後問我「BeN哥~ 為什麼你週報從來都不會被老闆罵?」我回答他「因為老闆已經看第二次了」。

 

先讓老闆看過預告片

這是一個向上管理的小技巧,會議每週三舉行,要報告過去一週的工作進度及下週規劃,我會在週一的上午和團隊的夥伴們開會,將大家的工作進度匯整成週報的初稿,在當天晚上先轉成 PDF檔 email給老闆 ; 大部份的時候,當天晚上就能收到心直口快的點評「這個專案怎麼這麼慢、那個合作計劃怎麼沒有報,然後那個下月規劃先不要報」,得到這些資訊,簡直就像是在樂透開獎之前知道號碼一樣! 於是就可以很充裕的利用週二的時間調整簡報 (或加緊落後專案的進度),等到報告當天,不只自己心理踏實的多,老闆有時候還會不耐煩的要你報快一點,這不是很多人開會時的夢想嗎 (誤)。

 

老闆可不喜歡驚喜

你的老闆跟女朋友不一樣,他不喜歡100個人助陣的秘密求婚驚喜,大部份的主管們希望能掌握工作進度,員工遇上的困難,而不是到了會議上才來舉手要資源 ; 記得有次某位主管被詢問落後的進度,他告訴老闆說現在想要在會議上跟大家討論,請求協助,老闆理智線斷掉瞬間丟出的話我現在還清楚記得,他說「這個會議沒這麼偉大!」他明確的告訴這位主管,平時就應該跨部門協調,而不是在會議上用所有人的時間,處理你自己的專案。

 

與這樣的老闆合作,在出差的時候,我回報工作進度的頻率會拉高到另一個層次 ;「老闆,已抵達香港,明日預計 9點進公司,10點和香港區總經理開會,下午....」「老闆,今日完成工作內容....,明日預計...」只差沒有跟老闆說睡前晚安了 ; 幾次之後,老闆告訴我,他相信我 (應該是覺得很煩),我只要在出差結束後,寄一份總結報告給他就好,這時你知道,成就解開了!

 

團隊夥伴也需要看到 “第二次"

領導就像船長一樣,隨時讓夥伴們知道身在何處,為何而戰是很重要的 ; 在週會議結束後,我通常會將最終版的簡報也讓團隊夥伴看過,讓大家知道「我的主管和老闆說了什麼」和「老闆的反應是什麼」,有助於團隊間的信任建立,以及了解公司的方向和想法,有的時候夾心主管們總埋怨下屬不懂你的壓力,可以試著這麼做,一定會有幫助!

 

本文作者:寶渥創始合夥人/大中華區高級培訓總監 林大班